Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Jean-Baptiste Cariou, entrepreneur individuel, SIRET 979 044 609 00035, éditeur du site Recoref (voir Mentions légales). Pour toute question relative à vos données, ou pour exercer vos droits : [email protected].

1. Données collectées

Recoref collecte les données suivantes :

• Professionnels abonnés : nom, e-mail, mot de passe (chiffré), téléphone (facultatif), catégorie d'activité. À l'inscription : niche d'entrée, source, campagne et domaine référent éventuels, pour mesurer l'efficacité de nos actions d'acquisition.
• Ambassadeurs : e-mail et, s'il est renseigné, prénom ; informations nécessaires au suivi des recommandations auxquelles ils sont rattachés ; déclarations relatives à la réception d'une récompense ; préférence de réception des e-mails. Ces données ont deux origines possibles.
  Invitation par le professionnel : le professionnel saisit l'adresse e-mail de son client pour lui transmettre son lien personnel. C'est lui qui envoie ce premier message, depuis sa propre messagerie ; Recoref ne le fait pas à sa place et n'adresse aucun message de bienvenue. La personne est informée dès l'ouverture de son lien de l'origine de son adresse et de la possibilité de la corriger ou de ne plus rien recevoir (article 14 du RGPD).
  Après une affaire conclue : la personne qui a elle-même demandé à être recontactée peut, une fois l'affaire faite, obtenir son propre lien en un clic depuis sa page de suivi. Elle ne ressaisit rien : Recoref réutilise les coordonnées qu'elle a données pour sa propre demande.
• Parrainage entre professionnels : lorsqu'un professionnel s'inscrit par le lien de parrainage d'un autre professionnel, Recoref conserve le lien entre les deux comptes, la date de création de la fiche, la date à laquelle le lien a été consulté, la référence de la première facture réglée, l'état courant de l'abonnement de chaque professionnel invité (actif ou non, dernière échéance réglée ou non) et l'état du tarif ambassadeur du parrain. Aucune coordonnée n'est collectée pour envoyer ces invitations : le partage se fait depuis l'appareil du professionnel (copie du lien, messagerie, SMS, e-mail) et Recoref n'apprend ni les destinataires, ni le fait qu'un message ait été envoyé. Le professionnel parrain ne voit qu'un compteur : il n'apprend pas l'identité des professionnels qui se sont inscrits par son lien, ni leur situation de paiement.
• Personnes qui demandent à être recontactées : prénom, téléphone, e-mail, service ou besoin concerné et informations nécessaires au suivi de la recommandation. La personne remplit elle-même le formulaire ouvert depuis le lien qui lui a été transmis. Recoref enregistre la date et l'heure de la demande, fixées par le serveur, ainsi qu'une référence à la version du texte affiché au moment de la demande.
• Suivi d'une recommandation : Recoref peut enregistrer les dates et déclarations nécessaires au fonctionnement du service, notamment la prise de contact, les réponses de la personne recommandée sur l'issue de sa demande, la déclaration de paiement reçu ou sa correction par le professionnel, la déclaration de remise de la récompense, la réponse de l'ambassadeur sur sa réception, ainsi que les clôtures et événements nécessaires à la traçabilité.

Le professionnel ne dispose plus d'une fonction lui permettant de créer une nouvelle recommandation en saisissant lui-même les coordonnées d'une personne recommandée. Il n'existe plus non plus de formulaire public permettant de s'inscrire comme ambassadeur en saisissant une adresse : un ambassadeur est soit invité par le professionnel, soit une personne qui a déjà fait affaire avec lui.

2. Finalités

Les données des professionnels servent à fournir le service, gérer l'abonnement, créer et administrer leur programme de recommandation, suivre les recommandations et mesurer l'origine des inscriptions. La relation de parrainage entre professionnels et les références de facturation associées servent uniquement à établir le droit au tarif ambassadeur (et, pour les droits acquis avant ce programme, à la mensualité offerte) et à en justifier l'application ; elles relèvent de l'exécution du contrat d'abonnement.

Les données de la personne recommandée sont utilisées pour transmettre au professionnel la demande de rappel qu'elle a elle-même formulée, permettre le suivi de cette demande, lui demander à intervalles limités si la relation avec le professionnel est toujours en cours ou a abouti, et assurer la traçabilité des déclarations utiles au fonctionnement de la recommandation.

Les données de l'ambassadeur sont utilisées pour gérer le programme de recommandation, l'informer des étapes des recommandations qu'il a lui-même transmises (prise de contact, absence de suite, récompense à venir), recueillir sa confirmation de réception et conserver la traçabilité nécessaire en cas de non-réception déclarée. Ces messages sont des e-mails de service liés à ses propres recommandations ; chacun porte un lien pour ne plus rien recevoir. Recoref n'adresse à l'ambassadeur aucune sollicitation commerciale pour son propre compte.

Sur sa page, l'adresse de l'ambassadeur n'est jamais affichée en entier : seule une forme masquée lui est montrée, afin qu'un lien qui circulerait au-delà de son destinataire ne révèle pas une adresse complète.

Ces données ne sont pas vendues ni utilisées par Recoref pour constituer un fichier de prospection commerciale sans rapport avec la recommandation concernée.

3. Bases légales

Les traitements nécessaires au compte professionnel, à l'abonnement et aux fonctions souscrites reposent sur l'exécution du contrat conclu avec le professionnel.

Lorsqu'une personne recommandée demande elle-même à être recontactée, le traitement de ses coordonnées et leur transmission au professionnel sont nécessaires à la prise de mesures demandées par cette personne avant la conclusion éventuelle d'un contrat.

Les traitements de suivi de la recommandation, de traçabilité des déclarations, de prévention des incohérences et de gestion du cycle de récompense poursuivent l'intérêt légitime de Recoref et du professionnel à assurer le fonctionnement, la preuve et le suivi du service, sous réserve des droits et intérêts des personnes concernées.

Lorsque la réglementation exige un consentement spécifique pour une sollicitation commerciale par téléphone, ce consentement doit être recueilli dans les conditions prévues par cette réglementation. L'utilisation de Recoref ne dispense pas le professionnel de ses propres obligations.

L'envoi à l'ambassadeur des e-mails de service relatifs aux recommandations qu'il a transmises repose sur l'intérêt légitime du professionnel et de Recoref à informer du suivi de ces recommandations la personne qui en est à l'origine et à qui une récompense peut être due. Ces messages ne constituent pas de la prospection commerciale de Recoref. L'ambassadeur peut s'y opposer à tout moment, depuis le lien présent dans chaque message ou depuis sa page, sans avoir à se justifier ; ce refus est alors conservé pour être tenu.

La mesure de l'origine des visites et des inscriptions professionnelles repose sur le consentement recueilli au moyen du bandeau décrit à la section 10, sans profilage publicitaire.

4. Durées de conservation

Demande et suivi actif. Les coordonnées et informations opérationnelles sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement et au suivi de la recommandation. Après un contact établi, Recoref peut solliciter la personne recommandée à intervalles espacés afin d'en connaître l'issue. Ces sollicitations cessent au plus tard un an après la date de contact. Les règles du produit peuvent prévoir une clôture plus précoce en cas d'absence de réponse.

Cycle de récompense. Lorsqu'un paiement a été déclaré reçu, les informations strictement nécessaires au suivi de la récompense peuvent continuer à être traitées jusqu'à la résolution ou à la clôture de ce cycle. Les données devenues inutiles à cette finalité sont supprimées ou anonymisées.

Archivage. Une recommandation archivée reste récupérable pendant trente jours avant l'effacement ou l'anonymisation des coordonnées, sous réserve des éléments encore nécessaires à une finalité distincte et légitime, notamment un cycle de récompense non résolu ou la défense de droits.

Preuve minimale. Lorsqu'une personne a elle-même formulé sa demande depuis le lien de partage, Recoref conserve pendant trois ans une trace minimale permettant de justifier l'existence et les conditions de cette demande. Cette trace est limitée aux éléments nécessaires à cette finalité et séparée des coordonnées opérationnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

Refus d'e-mails. Lorsqu'un ambassadeur demande à ne plus recevoir d'e-mails, cette demande est conservée aussi longtemps que son inscription au programme du professionnel : c'est la seule façon de tenir le refus dans la durée.

Défense de droits. Certains événements ou déclarations peuvent être conservés de manière limitée lorsqu'ils sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit, pour la durée justifiée par cette finalité.

5. Destinataires et sous-traitants

Les coordonnées d'une personne recommandée sont transmises au professionnel concerné, qui en est le destinataire. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

Le professionnel peut télécharger depuis son espace un fichier de ses recommandations, coordonnées comprises. Une fois téléchargé, ce fichier est sous sa seule responsabilité : Recoref ne peut ni le modifier ni l'effacer. Les conditions générales de vente de Recoref engagent le professionnel à n'utiliser ces coordonnées que pour répondre à la demande et en assurer le suivi, et à les supprimer en cas de retrait.

Lorsqu'un professionnel invite un client comme ambassadeur, il fournit à Recoref l'adresse e-mail de ce client. Les conditions générales de vente (section 12) l'engagent à n'inviter que des personnes avec lesquelles il est lui-même en relation et dont il détient l'adresse à ce titre, et lui interdisent d'y transmettre un fichier de prospection. Recoref n'utilise cette adresse que pour le programme de ce professionnel et ne la communique à personne d'autre.

Recoref s'appuie sur les prestataires techniques suivants :

• Supabase Inc. héberge la base de données et gère l'authentification, sur un centre de données situé à Francfort, Allemagne (Union européenne).
• Cloudflare, Inc. assure l'hébergement du site et l'exécution des fonctions serveur.
• Cloudflare Turnstile vérifie que le formulaire public de demande n'est pas rempli par un robot. Ce contrôle traite l'interaction du navigateur au moment de l'envoi ; Recoref ne conserve pas d'adresse IP en clair.
• Resend assure l'envoi des e-mails nécessaires au fonctionnement et au suivi du service : confirmations, informations, questions de suivi et rappels liés aux demandes et aux récompenses. Selon le message, l'expéditeur affiché peut être Recoref ou le professionnel. Resend reçoit les données strictement nécessaires à l'acheminement du message.
• Stripe traite le paiement des abonnements professionnels et reçoit à ce titre les informations de paiement nécessaires. Recoref n'a jamais accès au numéro de carte bancaire.

Supabase Inc., Cloudflare, Inc., Resend et Stripe sont des sociétés de droit américain ; l'hébergement des données de Recoref est situé dans l'Union européenne (Francfort).

6. Retrait d'une demande

Une personne qui a demandé à être recontactée peut retirer sa demande depuis son lien de suivi. Le retrait met fin aux contacts commerciaux liés à cette demande et aux sollicitations automatiques ayant pour objet d'en connaître l'issue.

Après retrait :

• le professionnel est informé qu'il ne doit plus recontacter la personne au titre de cette demande ;
• les relances et questions de suivi destinées à la personne recommandée sont annulées ;
• ses coordonnées opérationnelles sont supprimées ou anonymisées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ;
• si le professionnel avait exporté ses recommandations, il lui appartient de supprimer ces coordonnées du fichier téléchargé ;
• la preuve minimale de la demande peut être conservée dans les conditions prévues à la section 4.

Si, avant le retrait, le professionnel a déjà déclaré avoir reçu le paiement lié à la recommandation, le retrait n'efface pas les éléments strictement nécessaires au suivi de la récompense de l'ambassadeur. Ce suivi doit alors se poursuivre avec des données minimisées. Le retrait ne permet pas au professionnel de faire disparaître un cycle de récompense déjà déclenché.

Le retrait ne vaut pas effacement de toute trace lorsque certaines données doivent être conservées pour une autre finalité légitime et distincte. Les droits prévus par le RGPD restent applicables.

7. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données, toute personne dispose, dans les conditions prévues par ce règlement :

• d'un droit d'accès à ses données ;
• d'un droit de rectification ;
• d'un droit d'effacement, lorsqu'il est applicable ;
• d'un droit à la limitation du traitement et d'un droit d'opposition, lorsqu'ils sont applicables ;
• pour une demande de rappel, de la possibilité de retirer la demande directement depuis le lien de suivi (section 6) ;
• pour un ambassadeur, de la possibilité de corriger son adresse e-mail ou de ne plus recevoir aucun e-mail, directement depuis sa page ou depuis le lien présent dans chaque message.

Ces droits s'exercent en écrivant à [email protected]. Certains éléments minimaux peuvent être conservés lorsque la loi l'impose ou lorsqu'ils sont nécessaires à la justification d'une demande : dans ce cas, un retrait ou une demande d'effacement met fin à l'usage des données et supprime les coordonnées, sans forcément effacer immédiatement toute trace historique. Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Lorsqu'un traitement repose sur l'intérêt légitime, la personne concernée peut exercer son droit d'opposition dans les conditions prévues par l'article 21 du RGPD. Une demande d'effacement ou d'opposition est appréciée au regard de la finalité concernée et des éventuels motifs légitimes de conservation.

8. Traçabilité des informations présentées

Lorsqu'une personne fait sa demande elle-même depuis le lien de partage, Recoref conserve une référence à la version du texte d'information affiché au moment de la demande. Cette traçabilité permet d'établir quel texte était présenté à cette date. Elle ne constitue pas, à elle seule, une certification irréfutable de la réalité d'un consentement ou d'un fait.

Recoref peut également conserver la trace horodatée des déclarations et corrections effectuées au cours d'une recommandation lorsque cette trace est nécessaire au fonctionnement du service ou à la justification de son historique.

9. Origine de la demande et anciennes saisies manuelles

Les nouvelles demandes suivies par Recoref sont formulées directement par la personne recommandée depuis le lien qui lui a été transmis. Le professionnel ne peut pas créer une nouvelle demande en saisissant les coordonnées d'un tiers.

Des recommandations créées antérieurement au moyen de l'ancienne fonction de saisie manuelle peuvent subsister dans l'historique. Elles restent soumises aux règles de conservation et aux droits applicables. La suppression de cette fonction ne transforme pas rétroactivement les anciennes déclarations du professionnel en demandes formulées directement par les personnes concernées.

10. Cookies et stockage local

Recoref n'utilise aucun cookie publicitaire, aucune mesure d'audience tierce et aucun traceur de réseau social. Rien n'est transmis à un tiers.

Ce qui est enregistré sans votre accord, parce que le service ne fonctionne pas sans : votre session de connexion si vous êtes professionnel, la protection anti-robots des formulaires publics, vos préférences d'affichage (par exemple le filtre choisi dans le tableau de bord), le brouillon de votre mise en route tant qu'elle n'est pas terminée, et le jeton d'un lien de parrainage entre professionnels le temps que votre fiche soit créée. Ces éléments restent dans votre navigateur et ne servent qu'à vous rendre la page dans l'état où vous l'avez laissée.

Ce qui demande votre accord : l'origine de votre visite — la source, le support, la campagne, la page par laquelle vous êtes entré et le site qui vous a envoyé. Cette information n'est enregistrée dans votre navigateur qu'après avoir répondu « Accepter » au bandeau affiché sur les pages publiques du site. Avant votre réponse, et après un refus, rien n'est écrit. Elle est conservée 90 jours au maximum, puis rattachée au compte du professionnel lors de sa configuration, et sert uniquement à mesurer l'efficacité de nos actions de communication.

Votre réponse est conservée six mois, puis la question vous est reposée. Vous pouvez en changer à tout moment : Gérer les cookies rouvre le bandeau. Un refus postérieur efface l'origine déjà enregistrée dans votre navigateur si elle n'a pas encore été rattachée à un compte professionnel.

Les pages personnelles — l'espace d'un ambassadeur, le suivi d'une personne recommandée, une confirmation de récompense — n'enregistrent aucune origine et n'affichent donc aucun bandeau. Les articles du blog ne contiennent aucun script et n'écrivent rien dans votre navigateur.

11. Sécurité

Les mots de passe sont chiffrés et jamais accessibles en clair. L'accès aux données est contrôlé : un professionnel ne voit que ses propres recommandations, un ambassadeur ou une personne recommandée ne voit que ses propres données. Les adresses IP utilisées pour limiter les abus du formulaire public ne sont pas conservées en clair.